Odmowa wystawienia duplikatu faktury - co zrobić dalej?

Odmowa wystawienia duplikatu faktury

Dokumenty księgowe stanowią potwierdzenie transakcji handlowych przeprowadzonych w danym okresie rozliczeniowym. Niestety, może zdarzyć się, że wystawiona faktura ulegnie zniszczeniu lub zagubieniu. Na szczęście w takiej sytuacji istnieje możliwość wystawienia duplikatu.

Dzięki temu można utrzymać porządek w dokumentach księgowych, a także uniknąć poważnych problemów skarbowych. Trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że duplikat faktury jest ważny tak samo jak oryginalna faktura, jednak przy jego wystawianiu trzeba pamiętać o kilku kwestiach.


Czym jest duplikat faktury?

Duplikat faktury jest dokumentem księgowym, który wystawia się na podstawie faktury wystawionej wcześniej. Służy on do odtworzenia informacji na temat przeprowadzonej w przeszłości transakcji handlowej. Trzeba pamiętać o tym, że dane, które zostaną umieszczone na duplikacie, bezwzględnie powinny być identyczne wobec tych, które były zawarte w oryginalnej fakturze.

Dodatkowo duplikat, który jest kopią zniszczonej lub zagubionej faktury, powinien być podpisany hasłem "duplikat". Jeśli zostanie wystawiony w prawidłowy sposób, zachowuje pełną moc skarbową i uprawnia do odliczenia naliczanych podatków.


Dlaczego wystawienie duplikatu faktury jest tak ważne?

Każdy musi mieć świadomość tego, że braki w komplecie dokumentów księgowych mogą wiązać się z bardzo poważnymi konsekwencjami. W przypadku braku faktury przedsiębiorca nie jest uprawniony do odliczenia podatku VAT. Dodatkowo, gromadzenie rachunków ma ogromne znaczenie, jeśli chodzi o możliwe kontrole skarbowe. Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania faktur przez okres pięciu lat, bowiem z ich pomocą może wykazać prawidłowe spełnienie obowiązku podatkowego.

Brak oryginalnej faktury wiąże się dla przedsiębiorcy z koniecznością dokonania korekty w złożonych wcześniej deklaracjach VAT. Jest to czynność, która generuje mnóstwo kłopotów i zachodu, Dlatego lepiej zdecydować się na wystawienie duplikatu. W przypadku utracenia ważnej faktury trzeba zwrócić się do jej wystawcy o stworzenie kopii.


Jak wygląda wystawienie duplikatu faktury?

Z racji tego, że w dzisiejszych czasach księgi rachunkowe firm z reguły prowadzi się przy pomocy programów komputerowych, ponowne wystawienie faktury to czynność, która jest wyjątkowo szybka i nie sprawia żadnego kłopotu wystawcy. Najpopularniejsze oprogramowanie dla firm pozwala wygenerować duplikat faktury przy pomocy zaledwie jednego kliknięcia. Oczywiście, w razie potrzeby duplikat faktury można wystawić także ręcznie, wspomagając się gotowymi wzorami lub arkuszami kalkulacyjnymi.


W jakiej sytuacji można wystawić duplikat faktury?

Trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że ustawa o podatku VAT precyzyjnie określa okoliczności wystawienia duplikatu faktury. Kontrahent zobligowany jest do wystawienia duplikatu, jeśli kontrahent wystąpi z taką prośbą. Ustawa o podatku VAT nie narzuca formy, jaką prośba ta powinna przyjąć.

Dlatego też prośba o wystawienie duplikatu faktury może być wyrażona zarówno w formie ustnej, jak i pisemnej. Trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że aby wystawianie duplikatu było możliwe, jedna ze stron transakcji koniecznie powinna posiadać oryginalną formę dokumentu księgowego. Wystawienie duplikatu na podstawie skanów lub zdjęcia pierwotnej faktury jest zwyczajnie niemożliwe.

Dodatkowo warto wspomnieć, że jeśli zniszczona lub zakupiona zostanie faktura wystawiona przez sprzedawcę, sytuacja taka nie wiąże się z konsekwencjami księgowymi. Nie ma wtedy konieczności wystawienia duplikatu - wystarczy fakt ten odnotować przy pomocy noty wyjaśniającej.


Odmowa wystawienia duplikatu faktury

Odmowa wystawienia duplikatu faktury - co dalej?

Nie ma możliwości, żeby sprzedawca mógł odmówić swoją kontrahentowi wystawienia duplikatu faktury. Zdarza się, że nieuczciwi sprzedawcy żądają za wystawienie dokumentu dodatkowej opłaty – trzeba zdawać sobie problem z tego, że jest to niezgodne z prawem. Odmowa wystawienia duplikatu faktury jest możliwa wyłącznie w sytuacji, kiedy upłynął termin przedawnienia podatku, który wynika z faktury pierwotnej.

Jeśli sprzedawca odmawia wystawienia duplikatu faktury, należy poinformować go, że jest to działanie niezgodne z prawem, podlegające pod wykroczenie skarbowe. Można wystosować wezwanie na piśmie, koniecznie zachowując dla siebie kopii pisma.

Skuteczne może być także poproszenie o pisemne uzasadnienie odmowy wystawienia duplikatu faktury. Jeśli powyższe kroki nie przyniosą żadnego rezultatu, pozostaje złożenie zawiadomienia o całej sytuacji do właściwego urzędu skarbowego. Na sprzedawcę może zostać nałożona grzywna, co z pewnością przekona go do tego, że nie ma racji.


Wszystko ma swoją kolej.